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What happens to your data when you cancel解約したら、データは取り出せますか
Of the 5 vendors here, only 2 — Shopify (2 years) and HubSpot (30 days, and only on the plans it names) — state anywhere official how long your data survives cancellation. monday.com's “7 days” is not a retention promise: it is the window in which a closed account is treated as a free trial. Asana deletes nothing on cancellation and downgrades you to the free plan, and Squarespace gives no number at all.
The export is a job to do while the contract is still live. Of the 6 services covered on this site, Semrush is dealt with separately.
5 terms to settle up front
Export means taking the data you have put in and saving it as a file on your own machine. CSV is table-shaped text that opens in Excel. A record is 1 row in a CRM — 1 customer, or 1 deal. Board and item are monday.com's table and 1 row within it. Grace period is the time your data survives after cancellation.
There are 4 operations. First, cancel — stop paying. Second, delete the account — remove the whole thing. Third, request erasure — ask for personal data to be deleted. Fourth, reactivate — restart what you stopped. The day counts start from cancellation.
Only 2 of the 5 state a number of days
| Service | What cancelling does | Days stated officially | How to read this row |
|---|---|---|---|
| monday.com | For 7 days after the account is closed it is treated as a free trial. After that it becomes “inactive”, and neither you nor your team can sign in. Moving from paid down to the free plan (2 seats, 3 boards, 200 items, 500MB) instead leaves the data in the account, and anything above those limits stays readable in a view-only mode (nothing new can be added, and private or shareable boards show as unavailable unless they are converted to main boards beforehand) | 7 days. Beyond that, monday.com describes a policy of keeping all data available by default, while stating that it is not guaranteed to continue indefinitely and that it reserves the right to delete the data of inactive accounts at any time | The 7 days are not a migration window; they are the time before you are locked out. Once data is fully deleted there is no undo |
| Asana | Cancelling a paid plan is a downgrade to the free plan (Asana Personal). The data stays; what you lose is advanced team and project permissions, custom fields, timeline view and task dependencies | Cancellation takes effect on the last day of the billing period. No retention period is given. Account deletion completes within 30 days, organisations and workspaces within 90 days, and erasure of all data within 180 days | The only numbers Asana gives apply to deletion. Cancelling on its own removes nothing |
| HubSpot | From the cancellation date the account drops to the free tools. There is no mid-term exit; cancellation takes effect on the renewal date | For Marketing Hub Professional / Enterprise (Marketing Contacts) only: on a written request made within 30 days of termination, HubSpot provides a means of retrieving the data. After 30 days it has no obligation to retain or provide it | The only one of the 5 with a day count at contract level. The scope is narrow, and the 30 days are a deadline for making the request |
| Shopify | The store is deactivated. It can be reactivated within 2 years | 2 years. Separately, if you request erasure of personal data, it is deleted within 14 days of the request being completed. Before those 14 days elapse you can call it off by contacting support | The only grace period measured in years. But once erasure is requested it becomes irreversible in 14 days, and the store can no longer be reactivated |
| Squarespace | The site displays “Website expired” and can be reactivated from the dashboard at any time | We could not find this stated on the vendor's own pages. For site deletion it says the site cannot be recovered (a manually deleted site may be restorable depending on a support enquiry) | No stated limit does not mean the data stays forever. It means nothing has been promised |
A HubSpot contract is a “Hub”, chosen by purpose, multiplied by a “grade” — Starter, Professional or Enterprise. The 30-day clause (3.3.3) applies only to Marketing Hub Professional or Enterprise on Marketing Contacts. You can see what you hold under Subscriptions in the settings. Those 30 days are the deadline for a written request, not a working window.
Section 1.3 narrows the scope: “for the HubSpot Smart CRM and Free Services, we will not provide you with any access to Customer Data after termination or expiration of your Subscription Term.” That is as far as the official wording goes; what follows is our own reading. Sales Hub and Service Hub fall under neither the 30-day clause nor 1.3, which should leave them with no commitment at all.
The 3 vendors with a free plan (monday.com, Asana, HubSpot) let you treat cancellation as a downgrade rather than a closure. Shopify and Squarespace offer no such route; for “Pause and Build”, the official pages say only that a reduced monthly fee applies, and we could not find the amount stated.
What you lose is everything that is not the text
| Service | Export while the contract is live | Attachments and images | What cannot be exported or moved | How to read this row |
|---|---|---|---|---|
| monday.com | An admin exports the whole account in one zip. Board by board, the format is Excel | Included in the account-wide export (they can be excluded to make it faster) | Archived boards and workdocs (documents written inside monday.com), and the Emails & Activities (mail history) timeline. The Excel export covers the table view only; sorting, conditional colouring and subitem updates are lost | Excel only copies the grid on screen. If you need the history of the exchange, take the account-wide zip |
| Asana | CSV or JSON, project by project. We could not find an account-wide export stated on the vendor's own pages | We could not find this stated on the vendor's own pages | We could not find this stated on the vendor's own pages | The 1 vendor here with no official list of what gets dropped. The only way to know is to test it yourself |
| HubSpot | Records as CSV/XLSX/XLS, pages and blogs as HTML, plus Files and HubDB (HubSpot's own lightweight database) | In the Files tool, tick the folders and use “Export (ZIP)” for a single batch (Super Admin permissions required; when it finishes, a link arrives by email and in the notification centre) | Workflow (automation setup) performance data and history, and the data of emails used inside workflows | The export is spread across 4 separate entry points. Set your cancellation date assuming 1 button and you will run out of time |
| Shopify | Products, customers, orders, gift card codes, discount codes and finance data as CSV. Themes from the admin | Product images are not in the CSV (the CSV holds only the URLs) | Cannot be moved: issued gift cards, discount codes, saved custom reports, visitor traffic data. Orders cannot be imported from the admin | The problem is not that they cannot be exported but that they cannot be transferred. On the new platform they have to be reissued or re-imported |
| Squarespace | Site content in 1 format only, .xml (intended for WordPress). Products and contacts as .csv | No bulk option. 1 image at a time from the asset library | Page types other than gallery, every blog from the 2nd onwards, page-specific headers, footers and sidebars, dropdowns, audio, product and video blocks, drafts, style settings and custom CSS | The .xml gives you the text of standard pages and 1 blog, nothing more. What you take with you is the copy, not the site |
Only 2 of them pull attachments and images out in bulk: monday.com (the account-wide zip) and HubSpot (the ZIP from the Files tool). Squarespace is 1 image at a time, so 100 photographs means 100 operations.
Being able to export is not the same as being able to load the result into the next tool. Shopify's “can't be transferred” means that discount codes and gift cards can be written to a CSV and still cannot be imported into a new store.
The day you sign, and the day you decide to leave
All day counts are as stated in each vendor's own help pages and terms (verified August 2026). monday.com's 7 days is the period in which a closed account is treated as a trial, not a period in which data retention is guaranteed
Settle this on the day you sign. Keep the originals of images, video and attachments outside the SaaS as well, and put 1 line in the approval document: within N days of cancellation, an administrator runs the account-wide export and files it in internal storage. 4 of them publish a list of what cannot be exported; only Asana does not. Export a test project and check for yourself.
On the day you decide to leave, the order is this. First, finish the export before you stop the billing: monday.com blocks sign-in 7 days after closure, and HubSpot drops to the free tools. Second, monday.com's account-wide export takes up to 24 hours and can be run only 1 time in 24 hours; 7 days = 168 hours, so 168 ÷ 24 gives at most 7 attempts, which is not something to start on the day itself. Third, HubSpot's export is spread across 4 entry points and records are limited to 3 at a time, so allow half a day. Fourth, open the files you have downloaded and check the contents before you cancel.
Who should not choose these 5
Each of these is a poor fit in the following cases.
Not monday.com if you need archived boards, workdocs or mail history kept as a record (the account-wide export does not cover them). Not Asana if you will run dozens of projects or more, since it is 1 project at a time and 50 projects means 50 operations. Not HubSpot if you are below Marketing Hub Professional and expect to reach your data after cancellation. Not Shopify if you might stop after 1 or 2 months, since there is no free plan, only a free trial. Not Squarespace if photographs are the point of the site.
Sources (all verified August 2026)
- monday.com, the 7 days / inactive status / right to delete / no undo after full deletion → How to cancel and close your account
- monday.com account-wide export (up to 24 hours, 1 run per 24 hours, zip, file exclusion, archived boards / workdocs / Emails & Activities not covered) → How to export your entire account's data
- monday.com what the Excel export does not carry (table view only, sorting, conditional colouring, subitem updates) → Export from monday to Excel
- monday.com free plan 2 seats / 3 boards / 200 items / 500MB, view-only mode, treatment of private boards → Understanding the Free Plan
- Asana downgrade to the free plan, features lost, end of the billing period → Modify your Asana plan
- Asana account deletion 30 days / organisations and workspaces 90 days / erasure of all data 180 days → Delete your Asana account
- Asana CSV / JSON export by project → Project importing and exporting
- HubSpot the 30-day clause (3.3.3) and section 1.3 on Smart CRM and the Free Services → Product Specific Terms
- HubSpot record export formats, up to 3 at a time → Export records
- HubSpot HTML for pages and blogs, Files, HubDB, workflows not covered → Export your content and data
- HubSpot bulk ZIP export of attachments (Super Admin permissions, email and notification centre) → Organize your files with folders
- HubSpot no mid-term cancellation, effective on the renewal date, downgrade to the free tools, limits on deletion → How do I cancel my HubSpot account?
- Shopify the 2 years (deactivating and reactivating) → Deactivate or reactivate your store
- Shopify the 14 days (erasure of personal data, deadline for calling it off) → Delete store data
- Shopify what the CSV export covers / can't be transferred / orders cannot be imported from the admin → Duplicate your store
- Shopify product images are not included in the CSV → Export products
- Shopify Pause and Build (a reduced monthly fee; no amount stated) → Billing considerations when pausing or deactivating
- Squarespace “Website expired” after cancellation, reactivate at any time → Cancel your website subscription
- Squarespace a deleted site cannot be recovered, manual deletion depends on a support enquiry → Delete your site and its content
- Squarespace list of what the .xml export leaves out → Exporting your site
- Squarespace no bulk image export, no video, .csv for products and contacts → Importing and exporting content
Retention periods and specifications change. Before you actually cancel, check each vendor's own pages for the current wording.
解約後にデータが何日残るかを公式に約束しているのは、5社のうち Shopify（2年）と HubSpot（対象プランのみ30日）の2社だけでした。monday.com の「7日」は保持の約束ではなく、閉鎖後にトライアル扱いになる期間です。Asana は解約では消えず無料プランに降格、Squarespace は日数の記載がありません。
取り出すのは契約中です。掲載6サービスのうち Semrush は別稿にします。
先に5つの言葉を決めておきます
エクスポート＝入れたデータをファイルにして手元に落とすこと。CSV＝Excelで開ける表形式のテキスト。レコード＝CRMの1行（顧客1件・案件1件）。ボード／アイテム＝monday.com の表と、その1行。猶予期間＝解約後もデータが残る期間。
操作も4つに分けます。①解約＝支払いをやめる。②アカウント削除＝丸ごと消す。③データ消去請求＝個人情報を消してもらう。④再開＝止めたものを戻す。日数が効くのは①のあとです。
日数が書いてあるのは、5社中2社だけです
| サービス | 解約するとどうなるか | 公式に書かれた日数 | この行の読み方 |
|---|---|---|---|
| monday.com | アカウント閉鎖後は7日間だけ無料トライアル扱い。その後「非アクティブ」になり、本人もチームもサインインできない。有料から無料プラン（2席・3ボード・200アイテム・500MB）へ落とす場合はデータがアカウントに残り、上限超過分も閲覧のみのモードで見られる（新規追加は不可、プライベート／シェアラブルボードは事前にメインボードへ変換しないと利用不可の表示になる） | 7日。以降は「デフォルトで全データを利用可能にしておく方針」としつつ「無期限に続ける保証はなく、非アクティブなアカウントのデータをいつでも削除する権利を留保する」 | 7日は移行の猶予ではなく、締め出されるまでの時間。完全削除後は取り消せない |
| Asana | 有料プランの解約＝無料プラン（Asana Personal）への降格。データは残り、失うのは高度なチーム・プロジェクト権限、カスタムフィールド、タイムラインビュー、タスクの依存関係 | 解約は請求期間の末日に有効。保持期間の日数はなし。アカウント削除は30日以内、組織・ワークスペースは90日以内、全データの消去は180日以内 | 日数が出てくるのは「削除したとき」だけ。解約しただけでは消えない |
| HubSpot | 解約日以降は無料ツールに降格。中途解約はできず、更新日に解約が成立する | Marketing Hub Professional / Enterprise（Marketing Contacts）のみ、解約から30日以内の書面請求でデータ取得手段を提供。30日経過後は保持・提供の義務なし | 5社で唯一、契約書レベルで日数がある。ただし対象は狭く、30日は請求の期限 |
| Shopify | ストアを停止（deactivate）。2年以内なら再開できる | 2年。別途、個人情報の消去を請求すると、請求が完了してから14日以内に消去。14日が過ぎる前ならサポート連絡で中止できる | 唯一、猶予が年単位。ただし消去を頼むと14日で不可逆になり、ストアも再開できない |
| Squarespace | サイトは「Website expired」表示になり、ダッシュボードからいつでも再開できる | 記載を確認できませんでした。サイト削除の場合は「回復できない」（手動削除なら問い合わせ次第で復旧の可能性ありと記載） | 期限が書かれていない＝無期限に残る、ではありません。書かれていない＝約束されていない |
HubSpot は用途別の「Hub」と Starter / Professional / Enterprise の「グレード」の掛け算で契約します。30日条項（3.3.3）が効くのは Marketing Hub Professional か Enterprise の Marketing Contacts 版だけ。契約は設定の「サブスクリプション」画面で見られます。この30日は書面請求の期限で、作業期間ではありません。
規約1.3は対象を限定します。「HubSpot Smart CRM および無料サービスについては、サブスクリプション期間の解約または満了の後、当社はお客様データへのいかなるアクセスも提供しません」（原文：for the HubSpot Smart CRM and Free Services, we will not provide you with any access to Customer Data after termination or expiration of your Subscription Term.）。公式の記載はここまでです。ここから先は編集部の判断です。Sales Hub や Service Hub は30日条項の対象でも1.3の対象でもなく、約束が何もない状態のはずです。
無料プランのある3社（monday.com・Asana・HubSpot）は、解約＝閉鎖ではなく無料への降格を選べます。Shopify・Squarespace にその選択肢はなく、「Pause and Build」も公式は「減額された月額」とのみ記載、金額は確認できませんでした。
取りこぼすのは「本文以外」です
| サービス | 契約中の書き出し | 添付・画像 | 書き出せない／移せないもの | この行の読み方 |
|---|---|---|---|---|
| monday.com | 管理者がアカウント全体をzipで一括。ボード単位はExcel | 全体エクスポートに含まれる（速度優先で除外も選べる） | アーカイブ済みボードとworkdoc（monday.com内で書けるドキュメント）、Emails & Activities（メール履歴）のタイムライン。Excel書き出しはテーブルビューのみで、並べ替え・条件付き色分け・サブアイテムの更新は落ちる | Excelは画面の表を写すだけ。やりとりの経緯を残したいなら全体zipで取る |
| Asana | プロジェクト単位でCSVまたはJSON。全体一括は記載を確認できませんでした | 記載を確認できませんでした | 記載を確認できませんでした | 落ちるものの一覧が公式にない唯一の1社。自分で試して確かめるしかない |
| HubSpot | レコードはCSV/XLSX/XLS、ページ・ブログはHTML、Files、HubDB（HubSpot内の簡易データベース） | Filesツールでフォルダーごとチェックし「Export (ZIP)」で一括（Super Admin権限が必要。完了後にメールと通知センターでリンクが届く） | ワークフロー（自動処理の設定）の実績データ・履歴、ワークフロー内で使ったメールのデータ | 書き出しの入口が4か所に分かれている。ボタン1つで終わると思って解約日を決めると足りない |
| Shopify | 商品・顧客・注文・ギフトカードコード・割引コード・財務データをCSV。テーマは管理画面から | 商品画像はCSVに入らない（CSVにはURLだけ） | 移せない：発行済みギフトカード、割引コード、保存したカスタムレポート、訪問者トラフィックデータ。注文は管理画面から取り込めない | 「書き出せない」ではなく「移せない」。乗り換え先で再発行・再取り込みが要る |
| Squarespace | サイト本文は.xml（WordPress向け）1形式のみ。商品と連絡先は.csv | 一括不可。アセットライブラリから1枚ずつ | ギャラリー以外の各種ページ形式、2つ目以降のブログ、ページ固有のヘッダー／フッター／サイドバー、ドロップダウン、音声・商品・動画ブロック、下書き、スタイル設定とカスタムCSS | .xmlで出るのは通常ページとブログ1つ分の文章だけ。持ち出せるのは「原稿」であって「サイト」ではない |
添付・画像を一括で取り出せるのは monday.com（全体のzip）と HubSpot（FilesツールのZIP）の2社だけです。Squarespace は1枚ずつで、写真100枚なら100操作です。
書き出せることと、乗り換え先に入れられることは別です。Shopify の「移行できない」（原文：can't be transferred）は、割引コードやギフトカードをCSVに出せても新しいストアに取り込めない、という意味です。
契約する日と、解約を決めた日
日数はいずれも各社公式ヘルプ・規約の記載（2026年8月確認）。monday.com の7日はアカウント閉鎖後にトライアル扱いとなる期間で、データ保持を保証する期間ではありません
契約する日に決めておくこと。画像・動画・添付の原本はSaaSの外にも置き、稟議書に「解約後◯日以内に管理者が全体エクスポートを実行し社内ストレージへ保管」の1行を入れます。書き出せないものの一覧を載せているのは4社で、Asana だけ見当たりません。テスト用プロジェクトを書き出して確かめてください。
解約を決めた日は、この順番です。①課金を止める前に書き出しを終わらせる。monday.com は閉鎖7日でサインイン不可、HubSpot は無料ツールに落ちます。②monday.com の全体エクスポートは最大24時間かかり、実行は24時間に1回。7日＝168時間なので168÷24で最大7回試せますが、当日の思いつきでは終わりません。③HubSpot は書き出しの入口が4か所に分かれ、レコードは同時3件まで。半日は見ておきます。④落としたファイルを開いて中身を確かめてから解約する。
この5社を、こういう人は選ばないでください
次の人には勧めません。
monday.com は、アーカイブしたボードやworkdoc、メール履歴を記録に残したい人（全体エクスポートの対象外）。Asana は、プロジェクトが数十以上になる人（1件ずつで、50なら50回）。HubSpot は、Marketing Hub Professional 未満で解約後もデータに触れたい人。Shopify は、1〜2か月でやめるかもしれない人（無料プランはなく無料トライアルのみ）。Squarespace は、写真が主役のサイトを作る人。
出典（すべて2026年8月確認）
- monday.com 7日／非アクティブ／削除の権利／完全削除は不可 → How to cancel and close your account
- monday.com 全体エクスポート（最大24時間・24時間に1回・zip・ファイル除外・アーカイブ／workdoc／Emails & Activities 非対応） → How to export your entire account's data
- monday.com Excel書き出しの非対応（テーブルビューのみ・並べ替え・条件付き色分け・サブアイテムの更新） → Export from monday to Excel
- monday.com 無料プラン 2席／3ボード／200アイテム／500MB・閲覧のみモード・プライベートボードの扱い → Understanding the Free Plan
- Asana 無料プランへの降格・失う機能・請求期間末日 → Modify your Asana plan
- Asana アカウント削除30日／組織・ワークスペース90日／全データ消去180日 → Delete your Asana account
- Asana プロジェクト単位のCSV／JSON書き出し → Project importing and exporting
- HubSpot 30日条項（3.3.3）／Smart CRM・無料サービスの1.3 → Product Specific Terms
- HubSpot レコード書き出しの形式・同時3件まで → Export records
- HubSpot ページ／ブログのHTML・Files・HubDB・ワークフローの非対応 → Export your content and data
- HubSpot 添付のZIP一括書き出し（Super Admin権限・メール／通知センター） → Organize your files with folders
- HubSpot 中途解約不可・更新日に成立・無料ツールへの降格・削除の制限 → How do I cancel my HubSpot account?
- Shopify 2年（停止と再開） → Deactivate or reactivate your store
- Shopify 14日（個人情報の消去・中止の連絡期限） → Delete store data
- Shopify CSVで書き出せるもの／can't be transferred／注文は管理画面から取り込めない → Duplicate your store
- Shopify 商品画像はCSVに含まれない → Export products
- Shopify Pause and Build（減額された月額。金額の記載なし） → Billing considerations when pausing or deactivating
- Squarespace 解約後は「Website expired」・いつでも再開 → Cancel your website subscription
- Squarespace サイト削除は回復できない・手動削除は問い合わせ次第 → Delete your site and its content
- Squarespace .xmlで書き出せないものの一覧 → Exporting your site
- Squarespace 画像の一括書き出し不可・動画不可・商品／連絡先の.csv → Importing and exporting content
保持期間や仕様は変更されます。解約を実行する前に、必ず各公式ページで最新の記載をご確認ください。